世界500強工作規范
作者:[加]塞·查耐
(1)團隊合作,解決問題
大多數成年人都是解決難題的能手,他們每天都在處理著艱巨的問題。不過,每個人在應對生活的挑戰時都有自己獨特的方式。因此,當人們作為一支團隊而聚集在一起,并且在解決問題的方法上不能達成一致時,他們之間一定會產生沖突。為了使整個過程更加容易,下面這些建議可以幫助你和你的團隊融洽相處,順利解決問題:
從下面這幾個方面中發現需要處理的問題,然后再著手去做:
客戶投訴;工作表現欠佳的相關報告;信息收集系統。
挑選下面的幾類人,組成一支團隊:
對存在的問題感興趣的人;
受到問題影響的人;
有時間解決問題的人;
有能力實施新的解決方案的人。
為整個團隊建立基本的行為規則,所有成員必須在以下幾個方面達成一致:
認真傾聽其他人的話;尊重與自己相左的意見;
在進行會談時準時到場;保持高度的注意力;
在討論時,不能由某些人壟斷討論過程。
在團隊如何運營的問題上達成一致,明確:
團隊成員舉行會談的頻率;
在會談之外團隊成員之間應如何交流;
團隊之間的組織關系是什么樣的(比如,團隊之間應該設哪些職務,以及由誰來擔任什么職務);
團隊中的每名成員分別應該完成哪些任務;
團隊應該在什么樣的期限內完成全部任務。
在紙上詳細而具體地寫出存在的問題(見解決難題:路線圖)。比如,不要寬泛地把問題描述為:"缺乏交流",而應該描述為:"在第一小組和第三小組之間缺乏交流"。你可以通過回答下面的問題,對問題進行詳細地描述:
這件事應該由誰來負責?發生了什么問題?
該問題是在何時發生的?該問題是在何地發生的?
該問題是如何發生的?
調查問題發生的原因。在處理這件事時,你所在的團隊可以選擇兩種方式:一種是依靠人們的看法來進行研究,另一種是依靠數據資料進行研究。后面一種方式是比較有效的,尤其是當發生的問題既復雜又容易使人情緒激動時;前面一種方式比較適用于不易引起爭論的問題或者不太緊急的問題。
尋找解決的辦法。激發靈感,尋找新的解決問題的辦法。在這個階段當中,獨創精神是非常重要的(見解決難題:發揮獨創精神一節),考慮所有可能的解決問題的辦法,然后從中挑選出能夠快速、節約、有效地得到實施的解決辦法。
制定行動計劃。列出解決問題所需的全部步驟,然后要求每位團隊成員都要擔負起各自的責任。明確列出具體步驟完成的期限及時間,注意不要使用"盡快"之類的字眼——這些詞語的含義模糊,結果常常會造成計劃無法按時完成。
實施計劃。告訴團隊成員可以開始采取行動了,確保每位成員都明確知道他應該完成哪些任務。
在解決問題后,通過下面的方式結束此項任務:
衡量行動成果;追蹤獲益情況;
對團隊成員進行獎勵;對整個行動過程進行評估。
和團隊成員一起對解決問題的整個過程進行評估�?偨Y你們在哪些方面做得不錯,以后遇到類似情況時可以照樣處理;以及你們在哪些方面還需要改進,在整個過程中學習到哪些新的解決方法。
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